Etätyö työnantajan selviytymiskeinona – näin valmistat yrityksesi etätyöhön

Google+ Pinterest LinkedIn Tumblr +

 

Aloja, joilla työyhteisön vuorovaikutus tapahtuu pääosin verkossa sähköisen viestintävälineiden avulla, on jo monia. Sekä teknologian kehitys että maailman tapahtumat ajavat yhä useampaa yritystä kohti hajautettua työyhteisöä.  Myös työn ja perheen yhteensovittaminen on kasvamassa määrin osa yritysten työhyvinvointisuunnitelmia, mutta nyt maailmanlaajuisten tartuntatautien jyllätessä etätyö on käytännössä ainut turvallinen tapa pitää yrityksen toiminta käynnissä työntekijöiden terveyttä vaarantamatta.

Koronavirus on ajanut useat yrittäjät ja yhtiöt ahdinkoon, joka voidaan välttää vain, jos yritys pystyy toimimaan liiketilojen autioiduttuakin.

Hyvä uutinen on, että etätyön vaatima teknologia on jo käytettävissämme. Työkalut pitää ainoastaan sovittaa omaa alaa ja yritystä palveleviksi. Vaikka etätyö on joillakin aikoja vaikeampi toteuttaa, voidaan kompromisseja tehdä pienillä ponnisteluilla. Moderni johtaja ei näe toimiston vähenevää päälukua uhkana, vaan mahdollisuutena työskennellä parhaiden tekijöiden kanssa heidän fyysisestä sijainnistaan riippumatta.

Etätyö hyödyttää sekä yritystä että työntekijöitä

Etätyö tarjoaa monia etuja yritykselle ja pitää sen koneiston pyörät pyörimässä. Hajauttamalla työvoimansa eri työpisteisiin yritys voi toimia sekä turvallisissa oloissa että monella aikavyöhykkeellä. Henkilöstöhallinnon näkökulmasta rekrytointi helpottuu, kun virkaan sopivia, päteviä työntekijöitä voidaan hankkia mistä päin maailmaa tahansa. Yritys säästää samalla työtilojen juoksevissa kustannuksissa, kuten sähkölaskuissa ja vuokrahinnoissa. Työnteko ei myöskään keskeydy yhden sijainnin sähkökatkoksiin tai muihin poikkeustilanteisiin.

Erityisesti covid19-viruksen aiheuttama massiivinen kotikaranteeni ja muut rajoitukset ovat olleet fyysisille yrityksille jääkylmä suihku. Liiketilojen sulkeutuessa kotiin määrätyt työntekijät ovat tyhjänpanttina. Riippuu yrityksen kipukynnyksestä irtisanotaanko työntekijät vai maksetaanko heille palkkaa siitäkin huolimatta, etteivät työt etene. Molemmissa tapauksissa kustannukset ovat suuret ja pitkän aikavälin seuraukset arvaamattomat. Sen sijaan yritykset, joilla on mahdollisuus etätyöskentelyyn, voivat jatkaa toimintaansa ja pienentää näin iskun taloudellista vaikutusta. Etätyö ei enää ole vain mielenkiintoinen vaihtoehto, vaan suoranainen välttämättömyys.

Tiimien luonti ja vastuualueiden jako

Etätyön hallinta poikkeaa kuitenkin melkoisesti perinteisestä johtamistyylistä, ja sinun tulee työnantajana olla valmis ottaman aluksen ruorista kiinni. Kyse on ennen kaikkea työntekijöiden itseohjautuvuuden tukemisesta ja yhteistyön mahdollistamisesta. Myönteinen tuuli saavutetaan kehittyneillä organisointitaidoilla, vastuualueiden selkeällä jakamisella ja työtehtävien aikatauluttamisella. Lisäksi työnantajan tehtävänä on varmistaa työprossien sujuvuus ja huolehtia työntekoon tarvittavasta välineistöstä; sovelluksista, pilvipalveluista ja muista teknologiaratkaisuista.

Virtuaalisessa työympäristössä kommunikointi voidaan hoitaa sähköpostitse, puhelimitse, pikaviestipalveluilla, videoneuvotteluilla, sähköisillä keskustelufoorumeilla ja eri dokumentinhallintajärjestelmillä. Sujuvinta tiedonsiirto on, kun välineitä yhdistellään. Vaikka työyhteisö on hajaantunut eri lokaatioihin, on työntekoon tarvittava tieto aina saatavilla.

Avoimen ja esteettömän tiedonsiirron lisäksi työnantajan on annettava jokaiselle työntekijälle omat vastuualueensa ja jaettava heidät työn luonteen vaatimiin ryhmiin. Vaikka etätyö on itseohjautuvaa ja autonomista, ei yhteyttä työyhteisöön tule katkaista. Selkeä organisaatiorakenne ja kunkin työn velvoitteet auttavat yhteisten tavoitteiden luomista, työn seurantaa ja tulosten arviointia. Kerro työntekijöillesi jo ennen etäjaksoa mitä heiltä odotetaan, missä ajassa ja millä tavalla. Epävarmuus vähenee ja mahdolliset ongelmatilanteet ovat paremmin ennakoitavissa.

Onnistunut etäjohtaminen edellyttää kattavaa kommunikointia

Luottamus, yhteisöllisyys ja kommunikointi muodostavat etäjohtamisen ytimen. Toimiva etätyöyhteisö ei vain välitä käskyjä, vaan punnitsee eri toimintatapoja yhteisenä rintamana. On myös muistettava, että non-verbaali kommunikaatio ja puheen sävyt jäävät kirjoitetuissa viesteistä pois heikentäen sanoman tehoa. Pahimmassa tapauksessa viesti tulkitaan täysin eri lailla kuin se oli tarkoitettu. Emojit ja gifit värittävät viestiä, mutta eivät aina ole ammattimaisia.

Käytä rohkeasti asioiden ratkaisuun erilaisia videopalveluita, kuten Skypeä, Google Hangoutsia, ja Zoomia, jotka mahdollistavat kasvokkaisen kommunikoinnin. Huolehdi myös, että työntekijöillä on käytettävissään vakaa laajakaista tai mobiiliyhteys, jottei palaveri pätki tai katkea kesken kaiken.

Säännölliset e-tapaamiset pitävät yllä yhteisöisyyttä ja auttavat pullonkaulojen ehkäisyssä. Sovi palaverit etukäteen, ja pyydä ja kirjoita itse ylös käsiteltäviä asioita ja esiin nousseita kysymyksiä. Ennen kaikkea, muista kehua työntekijöitäsi. Positiivinen palaute toimii kuin ruuti, ja räjäyttää motivaatiopankin. Etätyöntekijät tarvitsevat tukea ja virtuaalista taputusta olalle.

Järjestä aikaa

Etätyöyhteisön esimiehen on tehtävä selväksi, milloin ja millaisissa asioissa hän on tavoitettavissa. Avoimen oven -politiikkaa on vaikea toteuttaa virtuaalisesti ilman aikatauluja. Merkitse tilasi asianmukaisesti Skypeen, Microsoft Teams -palveluun tai Slackiin. Delegoi työtehtäviä niin, että työntekijäsi tietävät, kehen olla yhteydessä missäkin asiassa.

Ilmoita etätyöntekijöille mahdollisista muutoksista ja muista työtä ja yritystä koskevista asioista säännöllisesti. Tämä on tärkeää erityisesti yrityksissä, joissa osa tekee työtä toimistolla. Etätyöntekijät eivät ole mukana käytäväkeskusteluissa, kahvitauoilla ja muilla spontaaneilla kokoontumisilla. Osallista etätyöntekijät, ja kutsu heidät videostreamin kautta mukaan kahvittelemaan. Hyödynnä sosiaalista mediaa ja ota etätiimi mukaan virkistäviin ryhmäkeskusteluihin.

Rytmitä päivä

Työajanseuranta kuuluu työnantajan vastuualueisin ja valvonta voidaan suorittaa sähköisesti monin eri tavoin. Vaikka etätyö on joustavaa, pyri järjestämään tietty aika päivästä, jolloin koko työyhteisö on paikalla. Voit asettaa työntekijöille päivittäiset tai viikoittaiset työtunnit, jotka heidän on täytettävä. Muista myös taukojen tärkeys – työntekijät tarvitsevat virkistäytymistä ollakseen tehokkaita.

Luo realistisia etenemismahdollisuuksia

Valitettavan moni etätyönjohtaja unohtaa uramahdollisuuksista keskustelun työntekijöidensä kanssa. Työntekijät ovat yksilöitä, joilla on erilaiset tarpeet, mutta myös työtehtävät ovat erilaisia. Keskustele työntekijöidesi kanssa säännöllisesti, miten he kokevat uransa etenevän ja millaisia mahdollisuuksia sinä voit heille tarjota.

Etätyöntekijä ei ole freelancer, joka toimittaa yrityksellesi vain tiettyä palvelua. Kehitä työyhteisösi taitoja, ja anna heidän oppia uutta. Selvennä mitä ylennykseen tai työnkuvan muutokseen tarvitaan, ja arvioi missä ajassa muutos voidaan toteuttaa. Pysy lupauksessasi.

Etätyön haasteet – kuinka vältät karikot?

Etätyö ei kuitenkaan ole pelkkää ruusuilla tanssimista, vaan sisältää sekä rajoituksia että uhkia, jotka hyvä johtaja ottaa huomioon. Kaikkea ei tietenkään voida ennakoida, mutta yleisimmät etätyön haasteet käsittelevät tiedonpuutetta ja työyhteisöstä vieraantumista.

Vaikka etätyöntekijöiltä puuttuu kasvokkainen kontakti, ei heitä tulisi unohtaa. Ihminen on todistetusti sosiaalinen olento, joka kärsii ”lauman” ulkopuolelle jäämisestä. Pidä siis säännöllisesti yhteyttä etätyöntekijöihin, osallista heidät työyhteisöön ja ravistele puuduttavia rutiineja. Pitkittynyt eristyneisyys voi pahimmillaan johtaa masennukseen, mutta työkyky heikkenee jo aiemmin. Pyri myös järjestämään live-tapaamisia koko tiimin kanssa edes kerran vuodessa.

Tiedonpuute puolestaan aiheuttaa tarpeetonta turhautumista ja avuttomuuden tunnetta. Työnantajana voit esimerkilläsi osoittaa, miten tietoa jaetaan tehokkaasti ja selvästi. Ole mahdollisimman konkreettinen viesteissäsi ja tue sanomaa ääni- tai videokuvalla. Merkitys vääristyy virtuaalisesti helposti ja ystävälliseksi neuvoksi tarkoitettu virke voidaan tulkita latistavana kritiikkinä. Ajattele esimerkiksi sosiaalisen median viestiketjuja, joissa osa lukijoista provosoituu yli äyräiden edellisen kommentoijan sarkastisesta sävystä.

Etätyöyhteisön työkalupakki

Jotta etätyö toimii saumattomasti, on työyhteisön käyttämän teknologian oltava ajan tasalla. Työnantajana sinun on huolehdittava tarpeellisista virusohjelmista, lisensseistä ja muista sovelluksista, joita työntekijät tarvitsevat tehtäviensä tehokkaaseen toteuttamiseen.

Käytä yrityksesi ohjelmistoa tai valitse jokin seuraavista työkaluista, joilla pidät langat käsissäsi, ja työn sekä mieluisana että tehokkaana:

  • Pikaviestimet: Slack, WhatsApp, Workplace by Facebook, Microsoft Teams, CloudApp
  • Videoneuvottelut, -kokoukset ja suoratoisto: Appear.in, Google Hangouts, Zoom, Join.me, YouTube Live
  • Projektinhallinta: ProofHub, Basecamp, Asana, Trello, Float, monday
  • Pilvipalvelut tiedostojen jakamiseen: Box, G Suite, Dropbox
  • Ajanhallintatyökalut: Toggl, Teamwork, Hub staff, Status Hero, Serene
  • Palautteenanto: Chimp or Champ, Doodle, Officevibe
  • Tehtävälistat: I Done This, Todoist, Any.do
  • Työtekijöiden motivointi ja verkostoituminen: WooBoard, Remo, Donut.com

Osa työkaluista on maksullisia, mutta suurta osaa voidaan hyödyntää täysin ilmaiseksi. Kokeile ennakkoluulottomasti eri vaihtoehtoja, ja löydä työyhteisöösi sopivimmat välineet. Taitava johtaja suunnittelee, organisoi, tiedottaa, selvittää ongelmia, kannustaa ja valmentaa – myös etänä.

Etätyö on tullut jäädäkseen – oletko valmis?

Siirtyminen etätyöhön vaatii sopeutumista sekä yritykseltä että työntekijöiltä. Ihanteellisesti vaihdon ei tulisi olla äkkinäinen, vaan porrastettu, joustava prosessi. Joskus kuitenkin nopea suunnanvaihdos voi olla yrityksen ainoa keino selvitä yllättyvistä olosuhteiden muutoksista, kuten korona-pandemiasta.

Muutosvastarinta on tavallinen reaktio, mutta sen ei saa antaa lannistaa. Luottamus siihen, että johto tietää mitä on tekemässä lisää työntekijöiden rohkeutta, aloitteellisuutta, sitoutumista, innostusta, itsevarmuutta, vastuuntunnetta ja hyvää oloa.

Jaa

Vaikuttajasta

Nina Kolari

Yritysvalmentaja, Yrittäjä
Digiyrittäjä.fi
#etätyö
#yrittäjyys

Nina konsultoi kansainvälisiä asiakkaita digimarkkinoinnissa sekä valmentaa ja kouluttaa digiyrittäjäksi haluavia verkkokurssien teossa sekä digipalveluiden myynnistä.

Kommentointi on suljettu