Huonot uutiset ovat niitä tärkeimpiä – kerro ne hyvin

Google+ Pinterest LinkedIn Tumblr +

Milloin sait viimeksi huonoja uutisia? Minulle ne tulivat pian kesälomien jälkeen. Lasteni koulussa vaihtui rehtori, ja ensimmäinen viesti vanhemmille ja oppilaille oli lyhytsanainen, faktapohjainen. Oli perjantai, vanhemmat hämmentyivät ja etsivät vimmaisesti vastauksia yllättävään tilanteeseen. Ihmetys kasvoi, tunteet tulivat pintaan. Viestin lähettäjän ja vastaanottajan välille oli kasvanut valtava kuilu.

Viestintä on vaikeaa. Jo Osmo A. Wiio sanoi aikanaan, että viestintä onnistuu vain sattumalta. Mutta ei auta valitus. Me haluamme viestiä: välittää tietoa, ajatuksiamme, tunteitamme, ja myös niitä huonoja uutisia. Miksi? Koska haluamme saada toisessa ihmisessä aikaan ajatuksen, ymmärryksen tai toiminnan. Siksi meidän pitää ymmärtää, millainen ihminen ottaa viestimme vastaan ja mikä on hänelle tärkeää.

Viestintä onkin ensi sijassa empatiaa. Sitä että asettuu toisen ihmisen housuihin, kulkee hänen kengissään ja katsoo maailmaa hänen silmälasiensa läpi. Vasta sitten voi miettiä, miten asiani esittäisin, jotta toinen sen ymmärtäisi ja saisin haluamani reaktion aikaiseksi.

Huonot uutiset ovat erityisen vaikeita viestittäviä. Viestin laatijana meillä on (toivottavasti) ainakin alitajunnassamme epäilys siitä, että viestiämme ei oteta hyvin vastaan. Vahingon minimoinnin toivossa pistämme suutamme entistä enemmän suppuun, latelemme faktoja, typistämme lauseita ja vähennämme sanoja. Haluamme tilanteesta äkkiä eroon, ettemme vaan enää pahentaisi uutista. Se, mitä vastaanottaja kuitenkin janoaa, on kohtaaminen, ymmärrystä, empatiaa. Tätä ei voi tiivistää muutamaan sanaan.

5 askelta huonon uutisen esittämiseen

Huonojen uutisten vastaanottaja ei voi valmistautua tilanteeseen. Viestin tuoja voi ja siksi uutisten valmisteluun ja kertomiseen on käytettävä tuplasti enemmän aikaa.
1. Myönnä itsellesi, että olet huonojen uutisten tuoja. Jos vähättelet asiaa, et voi löytää empatiaa muitakaan kohtaan.
2. Osoita, että ymmärrät tuovasi huonoja uutisia. ”Tämä tulee varmasti yllättäen” riittää kertomaan, että tiedät viestisi olevan epämieluinen.
3. Mieti, millaisia tunteita viestisi vastaanottajassa herättää ja yritä sanoittaa ne jo viestissäsi. ”Ymmärrän, että tämä herättää varmasti monenlaisia tunteita / ihmetystä / epävarmuutta / hämmennystä…” kertoo viestin saajalle, että hänen tunteillaan on merkitystä sinullekin.
4. Anna tukesi. Huonot uutiset eivät ehkä muuksi muutu, mutta viestin saajan reaktio voi muuttua, jos lupaat olla käytettävissä, keskustella, kuunnella ja vastata kysymyksiin.
5. Varaa aikaa. Vaikka olet ehkä helpottunut, kun saat huonot uutiset jaettua, vastaanottajan prosessointi vasta alkaa. Varaudu siis käymään keskusteluita useampaan kertaan ja ota aikaa yllä olevan vinkin toteuttamiseen.

Huonot uutiset ovat osa elämää arjessa sekä työssä. Välillä olemme niitä vastaanottamassa, välillä saamassa. Molemmissa rooleissa voimme käyttää empatiataitojamme. Molemmissa rooleissa tarvitsemme aikaa ja tukea sekä sparrailijaa kinkkisiin keskusteluihin ja omien tuntojemme purkamiseen. Huonojen uutisten tuominen tai vastaanottaminen ei ole helppoa – mutta viestintätilanteeseen panostaminen auttaa uutisen käsittelyissä.

Jaa

Vaikuttajasta

Anne Alarotu

Viestintäjohtaja
Microsoft Oy
#Vuorovaikutus
#Työkulttuuri

Jätä kommentti