Johtaminen kaaoksessa

Google+ Pinterest LinkedIn Tumblr +

Kuinka hyvin Suomen peruskoulut olivat valmistautuneita etäopetukseen, kun koulut suljettiin  hallituksen päätöksellä 16.3.2020? Ilmeisesti varsinaisia valmisteluja tehtiin vasta silloin, kun oli jo ilmeistä, että koulut suljetaan. Miten tässä tilanteessa järjestetään etäopetus 2187:ssä peruskoulussa ja yli 550 000:lle oppilaalle? Varmasti on tutustuttu verkkokoulutukseen, tehtykin tehtäviä verkossa ja seurattu alan kehittymistä, mutta tässä laajuudessa haaste on aivan eri kokoluokkaa. Kaikkien arki muuttuu samaan aikaan niin opettajilla ja oppilailla kuin vanhemmillakin. Pienessä osassa etäopetusta on tehty pitkien välimatkojen takia ja yksittäisissä tapauksissa, mutta ei koskaan näin laajasti. Ongelmia on myös kotona. Koulujen sulkeminen ei ole vain pedagoginen haaste, vaan paljon enemmän.

Eri puolilla maata ratkaistaan samaa haastetta eri tavoilla

Epäjatkuvuuskohta on myös iso mahdollisuus ja nyt nähdään, miten kokonaiset valtiot, kunnat, koulut ja yritykset kykenevät toimimaan, kun päällä on täysi kaaos. Koko Suomi harjoittelee nyt pakon edessä toimimaan digitaalisesti. Näistä koululaisista tulee ensimmäinen todellinen diginatiivien sukupolvi aikanaan työelämään. Kenelläkään, jo työelämässä olevalla, ei ole sellaista osaamista jo peruskoulusta kuin heillä tulee olemaan.

Toiminnan tulee sopia yhteen toimintaympäristön kanssa

Kun toimintaympäristö (Walesin kielellä cynefin, joka lausutaan “kuh-NEV-in”) on kaaoksessa, emme voi toimia samoilla prosesseilla kuin aikaisemmin vakaissa oloissa, jossa parhaat käytännöt ratkaisevat asian kuin asian.

Tunnetussa maailmassa löydetään tehokkaat toimintatavat helposti vain toimintaa havainnoimalla. Sitten valitaan paras käytäntö ja otetaan se käyttöön. Jos tilanne on monimutkaisempi, tehdään pidempi analyysi ja muokataan valmista prosessia toimintaympäristöön sopivaksi. Helppoa kuin mikä, joka saadaan kuitenkin silloin tällöin tumpeloitua jollain tavalla. Monet uudet toimintamallit eivät tuota tavoiteltuja tuloksia ja projektit tuplaavat budjettinsa ja käytetyn ajan.

Tämä oli se maailma, jossa olimme vielä 2019 muutamia kriisejä lukuun ottamatta. Miten jatketaan eteenpäin maaliskuusta 2020?

Illuusio ketteryydestä

Joillekin maailma on ollut kompleksinen jo jonkin aikaa, joten he ovat ottaneet käyttöön ketteriä menetelmiä, jossa kokeilujen kautta saadaan mitattuja tuloksia ja niiden perusteella reagoidaan. Ketterien menetelmien käyttö ei kuitenkaan tee yrityksestä vielä varsinaisesti ketterää, mutta käytössä on tehokas projektinjohtomenetelmä, joka ainakin näennäisesti luo illuusion ketteryydestä.

Nyt punnitaan todellinen ketteryys, kun on siirrytty jopa kaaosmaiseen toimintaympäristöön. Tässä toimintaympäristössä emme voi olla vain ketteriä kokeilijoita. Tähän mennessä on ollut varaa kokeilla vakioprosessin rinnalla ja sitten turvallisesti on voitu ottaa kokeilujen parhaat puolet osaksi vakioitua toimintatapaa.

Kaaoksessa on voimassa uudet lainalaisuudet, jossa best practices tuntuu lähinnä vitsiltä. 

Nyt pitää vain toimia ja sen ohessa havainnoida, miten meillä menee ja reagoida sen mukaan. Kokeilu tehdään suoraan tuotantoon ilman testaamista. Monessa kohtaa olemme juuri tässä vaiheessa. Ei ole aikaa kokeilla, selvittää ja odottaa kokeilun dataa. Nyt pitää vain ottaa jotain käyttöön ja toimia, mutta samalla pitää havainnoida ja kerätä dataa sekä reagoida asianmukaisesti. Kaikki uusi otetaan suoraan käyttöön ja testataan käytännössä linjalla.

Useissa some-keskusteluissa ja omissa havainnoissa on tullut esille peruskoulujen erilaiset käytännöt. Ne ovat erilaisia verrattaessa koulun sisällä, riippuen luokan- ja aineopettajasta. Opetettavat aineet ovat erilaisia ja vaativat erilaista pedagogista otetta ja erilaiset tehtävät edellyttävät erilaisia menetelmiä. Tämän lisäksi on vielä eriasteisia ja erilaisia oppimisvaikeuksia, jotka tulee huomioida opetuksessa. Etäopiskelun haasteet eivät ole vain pedagogisia vaan myös mm. ergonomisia, miten vältetään keskeytyksiä, uusia päivärutiineja, liikuntatunteja, käsitöitä, musiikkia ja niiden raportointia uusilla tavoilla Ei siis kaikkein yksinkertaisin toimintaympäristö, johon nyt pakosta ajauduttiin. Miten peruskouluissa tulisi toimia tässä tilanteessa?

Keskitetty vs. hajautettu innovointi

Toimintamallia tulee johtaa toimintaympäristöstä, joka nyt on lähinnä kaaosta, koska jopa kompleksinen on liian yksinkertainen. Nyt ei ole aikaa aloittaa kokeiluja, kun pitää jo opettaa.

Joku huusi jo isoja toimijoita apuun. Eikö peruskouluissa voisi olla joku iso järjestelmä ja kaikki voisivat toimia samalla tavalla. Näin tulisi tasalaatuista opetusta? Nyt laatu vaihtelee, kun eri koulussa on eri menetelmät ja työkalut.

Valitettavasti nyt ei ole aikaa aloittaa isoa tietojärjestelmän hankintaprosessia, jossa kaikki pakotetaan samaan muottiin. Vielä vähemmän on aikaa analysoida tilannetta. Perinteinen hankintamalli toimii vakaissa ympäristöissä, kun on aikaa ja rahaa sekä ongelma on helppo tai vain lievästi monimutkainen.

Tämän hetkinen opettamisen haaste on aivan liian laaja ja monimutkainen. Eikä nyt ole aikaa.

Miten ne parhaat käytännöt selvitetään kompleksisessa nopeasti muuttuvassa tilanteessa?

Parviohjautuvuus perustuu itsenäisiin, mutta verkottuneisiin agentteihin. Itsenäinen agentti voi olla joko yksi henkilö, tiimi tai pieni ryhmä, joka toimii tiiviisti yhdessä. Metafora parviohjautuvuudelle saadaan luonnosta, jossa kottaraisparvi toimii ilman, että sitä johdetaan keskusjohtoisesti.

Luonnon parviohjautuvuus

On melko selvää, että yksilön tulee sopia parviohjautuvuuteen samalla tavalla kuin kottarainen parveen. Mutta onko parviohjautuvuudella sellaisia rakenteellisia ominaisuuksia, joita ei voi ymmärtää ainoastaan yksilöitä tarkastelemalla? Lintuparvi ohjautuu muutamien sääntöjen avulla (Tieteen kuvalehti, 2015):

  • Linnuilla on hyvät refleksit eli itseohjautuvan organisaation jäsenillä tulee olla hyvät refleksit ulkopuolelta tuleviin ärsykkeisiin.
  • Suunnanmuutos perustuu reflekseihin ja pikkulinnuilla ne ovat nopeimmat. Yksi kottarainen seuraa aina 6-7 muuta parven jäsentä.
  • Lintu hallitsee parvessa pysymisen myös valojen ja varjojen avulla. Kun näkökentässä on liikaa varjoa, ovat lähellä olevat linnut liikaa samassa kasassa ja kun taivasta näkyy liikaa, ollaan irtautumassa parvesta.
  • Älä törmää. Linnut havaitsevat poikkeuksellisen hyvin nopeasti lähestyvää tai loittonevaa liikettä sekä silmillään, että myös erottavat herkästi ilmavirtauksia. Se antaa niille useita millisekunteja lisää pelivaraa reagoida uhkaavaan törmäykseen.
  • Parvi ohjautuu sekä ulkoa että sisältä. Sitä ohjaavat ulkoiset uhat (pedot), ohjaus voi olla jopa sosiaalista tai se on uuden hakemista (ravinto), mutta ainutkaan yksittäinen lintu ei käske ohjautumaan johonkin paikkaan ja tietyllä muodostelmalla.

Kuva: James Wainscoat, Unsplash

Parviohjautuvuus peruskouluissa – luodaan uudet käytännöt

Peruskoulun opettajille tulee antaa paljon vapauksia siihen, miten hän järjestää opetuksen, mitä työkaluja hän käyttää ja miten opetus pedagogisesti toteutetaan. Parviohjautuvuudessa jokaisella agentilla eli opettajalla on toisaalta linnun vapaus valita oma suunta, mutta hän toimii osana parvea.

Opettaja on parvessa, eli hänen tulee verkottua muiden opettajien kanssa ja vaihtaa tietoa jatkuvasti. Hän tietää, mitä muut (lähellä olevat) opettajat ovat tekemässä, miten he opettavat ja mitä tuloksia he opetuksistaan saavat. Edelleen seuraavat opettajat ovat taas yhteydessä toisiin opettajiin. Opettajat muodostavat verkostojen verkostoja koulukohtaisesti, ainekohtaisesti, erikoistumisen mukaan tai opettajat muodostavat muilla syillä uusia verkostoja. Tärkeää on, että verkostot eivät ole siiloutuneet, eikä niitä ei ole hierarkisesti muodostettu. Verkostojen välillä tulee olla sidoksia, jotka välittävät tietoa verkostojen välillä.

Opettajan toiminta tarkoittaa opetuksen toteutusta ja opetuksen tulosten havainnointia, johon hän reagoi välittömästi. Onko tehtävät tehty? Onko ne tehty hyvin? Ovatko kaikki mukana? Kenellä on ongelmia? Kuka edistyy hyvin?

Haastavin osuus parviohjautuvuudesta on tuhansista päivittäisistä opetustilanteista oppiminen parvena. Tässä ihmisen organisaatiot ovat olleet perinteisesti hyvin huonoja ja hierarkkinen organisaatio on auttamatta liian hidas ja päätöksenteko heikkoa. Tulokset toiminnan havainnoista tulisi jakaa muiden opettajien kanssa suoraan verkostojen verkostoissa. Onnistumiset leviävät orgaanisesti verkostoissa ilman, että niitä johdetaan yhdestä pisteestä tai hierarkkisesti.

Parhaat käytännöt muotoutuvat lukuisten päivittäisten iteraatioiden seurauksena. Onnistumiset tulee dokumentoida, mutta vain minimaalisesti (Minimum Viable Documentation), koska aikaa ei ole tehdä täydellisiä manuaaleja, jotka ovat viikon päästä jo vanhoja. Dokumentointi on esimerkiksi kännykällä kuvattu muutaman minuutin video, joka jaetaan foorumeihin, omaan blogiin ja erilaisille sivustoille. Enemmän tulee panostaa kommunikaatioon verkostoissa esim. keskustelufoorumeissa, kuin dokumentaation laajuuteen. Nyt, jos koskaan, on tarve dynaamiselle osaamiselle ja sen levittämiselle.

Parviohjautuva toimintamalli peruskouluille:

  1. Opettajalla on täysi vapaus toimia parhaaksi katsomallaan tavalla.
  2. Opettajat verkottuvat vapaasti sekä koulun sisällä, että koulujen välillä suoraan ilman hierarkiaa.
  3. Toimivat mallit kuvataan systemaattisesti, mutta mahdollisimman minimaalisesti (MVD)*
  4. Verkostoissa jaetaan parhaat käytännössä havaitut asiat
  5. Jokainen opettaja voi ottaa todettuja työkaluja ja menetelmiä käyttöönsä täysin vapaasti, joita hän on itse käyttänyt tai muilta opettajilta oppinut.

*Minimum Viable Documentation

Parhaat mallit ja menetelmät leviävät orgaanisesti ja evoluutiomaisesti ilman keskusjohtoa ja ilman, että tehdään hierarkisia päätöksiä. Data ohjaa jokaista opettajaa kehittämään omaa toimintaansa. Kaikkea tulee voida mitata, mitä voidaan mitata, jotta tiedetään, mihin parvi on menossa (esim. oppimistulokset), millä alueilla on onnistumisia ja missä ongelmia (esim. Wilma-merkinnät), jne. Päätöksenteko on hajautettua jokaiselle agentille. Näin saadaan nopeasti uusia ratkaisuja, kun jokainen agentti osallistuu kehittämiseen, päätöksentekoon ja hyväksi havaittujen asioiden jakamiseen verkostoissa. Lopputuloksena syntyy uusia toimintamalleja ja innovaatioita hyvinkin nopeasti, joita otetaan käyttöön heti, kun uusi tieto on jaettu.

Dataohjattu oppiminen

Iso haaste tässä parviohjautuvassa mallissa on tiedon dynaaminen kerääminen ja jatkuva muutos, sekä tietysti itsenäisten agenttien valtava määrä. Tähänkin on olemassa jo työkaluja, toimintamalleja ja teknologiaa. Pienissä alle sadan asiantuntijan parvessa organisointi ja toimintamalli on vielä kohtuullisen yksinkertainen, mutta tuhansissa tarvitsemme lisää teknologiaa, koska ihmisen suorituskyvyn rajat tulevat vastaan isoissa massoissa.

Ymmärrys samasta ongelmasta ja luottamus

Parviohjautuvalla toimintamallilla nujerrettiin aikoinaan myös SARS. Hyvä esimerkki hajautetusta toiminnasta on SARS-viruksen tutkiminen vuosina 2002-2003, kun maailmanlaajuisen vaaran selvittämiseksi 11 laboratoriota selvitti yhdessä ja jokainen erikseen, mistä viruksessa oli kysymys. Kesäkuussa 2003 oli todettu 8098 tapausta ja 774 kuollutta 32 maassa. Tässä maailmanlaajuisessa operaatiossa ei ollut ketään johtamassa keskitetysti eikä kukaan ollut kokonaisuudesta vastuussa, vaikka WHO aloitti operaation.

Jokainen laboratorio haki omista lähtökohdistaan omia tutkintalinjoja. Laboratoriot olivat toisaalta itsenäisiä ja organisoituivat itse, mutta ne pitivät jatkuvasti yhteyttä toisiin laboratorioihin tutkimuksistaan, datastaan ja tuloksistaan. Tämä oli menestyksen avain. Yksiköt perustivat omat tutkintalinjat omiin tietoihin ja osaamiseen, mutta tekivät yhteistyötä vaihtamalla tuloksiaan ja keskustelemalla joka päivä. Yksiköt olivat riippumattomia, mutta heillä oli sama ongelma ja luottamus toisten osaamiseen ja toimintaan. (Kahneman 2011.)

Parviohjautuvuus on enemmän kuin yksilöiden summa

Parviohjautuvuus kuvataan kokonaisuutta ohjaavana systeeminä, jolla on emergenttisiä eli kehkeytyviä ominaisuuksia rakentaa jotain enemmän, kuin vain yhdistää mekaanisesti parven jäsenten tiedot ja taidot. Tarve muutokselle syntyy ulkoisista ja sisäisistä ärsykkeistä, havaituista uusista mahdollisuuksista tai uusista tavoista tehdä nykyiset työt paremmin. Yksittäisistä parven jäsenen aloitteista ja hajautetusta päätöksenteosta muodostuu kehkeytyvästi organisaation yhdessä rakentama suunta ja toteutuva strategia. Parven yksilöillä on parviohjautuvuuteen soveltuvat ominaisuudet (ml. itseohjautuvuus).

Parvella on koossapitäviä voimia kuten

  • yhteinen tavoite,
  • kulttuuri,
  • kommunikaatio
  • päätöksenteko, joilla pidetään parvi yhtenäisenä, mutta alati muotoaan muuttavana.

Itseohjautuvuus ei ole itsestään ohjautuvuutta.

Parviohjautuvuus on ratkaisu kompleksiseen ja kaaoksessa olevaan toimintaympäristöön.

 

Jukka Ala-Mutka

 

Parviohjautuvuus: Kirjoitus perustuu parviohjautuvuusmallille, jonka Jukka Ala-Mutka on kuvannut kirjassa (2019) Johtajuuden rakentajat – edelläkävijöiden kertomuksia itseohjautuvuudesta ja kokeilukulttuurista. Kirja voi tilata osoitteesta https://johtajuudenrakentajat.com

Cynefin-malli: Päätöksentekoon liittyy vahvasti se, millaisesta asiasta päätetään ja millaisessa olosuhteessa. Päätöksentekotilannetta voidaan kuvata ns. Cynefin-mallilla (Snowden 1999, Snowde & Boone 2007), jossa on neljä erilaista tilannetta: 1) ilmiselvä (Obvious), 2) monimutkainen (Complicated), 3) kompleksinen (Complex) ja 4) kaaos (Chaotic). (1) Ilmiselvässä tiedetään ongelma ja sen ratkaisut. Päätöksenteossa käytetään yleensä parhaita käytäntöjä, ja päätöksenteko on käytännössä asian havainnointia, luokittelua, parhaan käytännön valintaa ja toteutusta. (2) Monimutkaisessa tiedetään, mitä ei tiedetä. Tietämätön osuus saadaan selville keräämällä havainnot, analysoimalla ne ja valitsemalla asiaan hyvä ratkaisu. (3) Kompleksisessa ei tiedetä, mitä ei tiedetä. Havaintoja ei voida vain kerätä, koska ei tiedetä, mitä pitää kerätä. Pitää tunnustella ja havainnoida eli kokeilla ja yrittää oppia. Uudet käytännöt muotoutuvat vähitellen kokeilujen kautta. (4) Kaoottisessa ympäristössä pitää vain toimia, havainnoida jatkuvasti, oppia ja reagoida. Tässä ei voida tietää, mitä ei tiedetä, koska kaaoksessa selvitään vain luomalla uudet käytännöt.

Lähteet

Ala-Mutka Jukka 2019. Johtajuuden rakentajat – edelläkävijöiden kertomuksia itseohjautuvuudesta ja kokeilukulttuurista. Growman.

Kahneman Daniel. 2011. Thinking, Fast and Slow. Macmillan.

Snowden David & Boone Mary. 2007. A Leader’s Framework for Decision Making. Harvard Business Review.

Snowden David. 1999. Liberating Knowledge, in Liberating Knowledge. CBI Business Guide. Caspian Publishing.

Tieteen kuvalehti. 2015. Miksi parven linnut eivät törmää toisiinsa? torstai 24. syyskuuta 2015

Jaa

Vaikuttajasta

Jukka Ala-mutka

Tietokirjailija ja johtajuuden rakentaja
Muutosjohtaja, TkT
#johtaminen #itseohjautuvuus
#kokeilukulttuuri

Jukka on jatkuvasti uudistuva johtajuuden rakentaja jo yli 20 vuoden ajan. Kasvuyritykset ja isot muutoshankkeet ovat tehneet työkokemuksesta yhtä aikaa sekä laajan että syvän. Toiminnan ytimessä ovat muutoskyvykkyys ja ketterä toimeenpano. Vauhtia ja vaarallisia tilanteita ei ole puuttunut.

Jätä kommentti