Kuusi vinkkiä, joilla parannat kokousten tehokkuutta

Google+ Pinterest LinkedIn Tumblr +

Kuinka monta kertaa olet istunut kokouksessa ja miettinyt miksi sinut edes kutsuttiin? Kuinka monta kertaa olet poistunut palaverista tietämättä mikä oli palaverin tarkoitus tai mitä siellä edes loppupeleissä sovittiin?

Jos tämä kuulostaa tutulta, et ole ainoa. Huonot palaverikäytännöt riivaa työelämän jokaista osa-aluetta.
Tietotyöntekijät viettävät pahimmillaan 30-60 prosenttia työajastaan erilaisissa palavereissa. Näistä harva on tehokas. Ja resursseja oltaisi voitu käyttää muualla. Ja paremmin.

Palaverisofta Doodle tutki jokunen vuosi sitten 19 miljoonaa palaveria ja totesi että huonosti suunnitellut kokoukset maksaa amerikkalaisille yhtiöille 399 miljardia dollaria vuodessa. Jäätävä summa rahaa. Ongelmaan, joka on täysin ratkaistavissa.

Jotta voimme parantaa tehokuutta, sekä sen tuomaa tyytyväisyyttä meidän on pakko miettiä uudestaan palaverikäytännöt, sekä henkilökohtaisella tasolla että organisaatioissa.

Tässä seuraa kuusi vinkkiä, joilla nostat palaverien tehokkuutta.

1. Selkeä agenda. Palaveri ei ole paikka jossa järjestäjä puhuu ääneen omista ideoistaan, vaan työkalu jolla viedään yritystä kohti sen tavoitteita sekä tehdään päätöksiä. Mikäli kokoukselle ei ole selkeää agendaa, vastaanottajilla on oikeus jättäytyä pois. Ei agendaa, ei palaveria.

2. Ratkaisuehdotus etukäteen. Jotta vältetään edellisen pointin järjestäjän keskustelutuokio vailla määränpäätä kokouksen kutsujan on pakko lähettää oma ehdotettu ratkaisu agendan kysymyksiin. Tällä tavalla järjestäjä joutuu tekemään töitä palaverin eteen. Kyseessä voi olla esimerkiksi 5-10 rivin ehdotuksia per pointti. Tämä strategia vaikeuttaa turhien pala verikutsujen lähettämistä merkittävästi. Kokousten kutsujen rimaa on siis pakko nostaa. Ehdotettu ratkaisu, tai ei palaveria.

3. Valitse osallistujat huolella. Monet palaverit kutsutaan koolle kunnioittamatta toisten työpäiviä tai tehtäviä. Ennen kuin kutsu lähetetään on hyvä miettiä mikä on osallistujien rooli ja miksi heidän tulisi osallistua. Se, että heidän pitää pysyä ajan tasalla ei ole tarpeeksi hyvä syy. Osallistujilla pitää olla annettavaa ja heidän pitää pystyä vaikuttamaan kokouksessa tehtäviin päätöksiin.

4. Puhelinvapaat palaverit. Tutkimusten mukaan suurin syy ärsytykseen kokouksessa on toisten osallistujien kännykän selailu. Teettäkää joko kyltti tai kirjoittakaa whiteboardille muistutus: “Kiitos kun ette käytä puhelinta palaverin aikana”.

5. Hiljainen minuutti. Vaikka kukaan ei ole kuollut palaveri kannattaa aloittaa hiljaisella minuutilla. Kun palaveri aloitetaan hiljaisuudella, osallistujille annetaan hetki koota ajatukset, rauhoittua sekä löytää fokus tulevaan tehtävään. Tällä tavalla edellinen palaveri ja muut huolenaiheet jätetään menneisyyteen. Palaverin aikana on tarkoitus ratkaista ongelma ja käydä läpi agenda, ei selata somea tai miettiä menneitä.

6. Lyhyemmät palaverit. Nykyään kokoukset ovat aina tunnin tai jopa usean mittaisia. Ja iso osa ajasta käytetään kaikkeen muuhun paitsi agendaan. Puolittakaa palaverien pituus. Tunnin paltsut hoidetaan puolessa tunnissa ja puolen tunnin vartissa. Toinen fiksu tapa lyhentää pituutta on pitää kokoukset seisten. Ei tuoleja kokoushuoneisiin.

Tomin kirjoituksia voit seurata Licence to Fail-blogissa. Muita tehokkuusvinkkejä löydät myös hänen YouTube-kanavaltaan. 

Jaa

Vaikuttajasta

Tomi Kaukinen

sarjayrittäjä, puhuja
Licence to Fail
#epäonnistuminen #uupumus
#yrittäjyys

Tomi Kaukinen kulkee nimellä Valtakunnan virallinen epäonnistuja. Tällä tavalla han haluaa vaikuttaa siihen millä tavalla epäonnistumiseen suhtaudutaan. Pitkän yrittäjäuran seurauksena Kaukinen koki lamaannuttavan burnoutin ja joutui jättämään kaiken taakseen. Mutta hän selvisi. Ja käänsi tilanteen positiiviseksi. Nyt hän puhuu avoimesti burnoutista sekä epäonnistumisesta.

Kommentointi on suljettu