Linnunradan käsikirja digiajan ja -avaruuden johtajille

Pekka Walkama

Aika ja avaruus ovat ulottuvuuksia, jotka kytkeytyvät suoraan organisaation kykyyn tuottaa tulosta. Aika mittaa työmme tehokkuutta – sitä, miten nopeasti saamme tuloksia aikaiseksi. Avaruudella, eli tilalla, niin ikään on suora kustannusvaikutus yrityksille – fyysinen tila on kallista ja digitaalinen työskentelytapa vähentää perinteisten toimistojen tarvetta.

Moni organisaatio on siirtynyt hybridimalliin, jossa digitaaliset ja fyysiset tilat sekoittuvat toisiinsa mahdollisimman saumattomasti. Lähitulevaisuudessa työ voi siirtyä jopa kokonaan virtuaalisiin metaversumeihin, jotka tosin käytännön työelämän sovellutusten osalta ovat vielä tällä hetkellä lähempänä markkinointipuheilla maalattua science fictionia. Oli miten oli, jo tänä päivänä jokainen yhtiö on digiyhtiö ja siten digiajassa ja -avaruudessa suunnistava yritysjohtaja on oman elämänsä astronautti, joka tarvitsee tuekseen niin välineet kuin niiden asianmukaiseen käyttöön harjaantuneen miehistön.

Työn ja työmarkkinan murros

Viimeisten vuosien aikana tapahtunut maailmanlaajuinen digiloikka on vienyt organisaatioita eteenpäin digitaalisen työskentelyn suhteen enemmän kuin edelliset 10 vuotta yhteensä. Muutos on myös mullistanut globaalin työmarkkinan. Työnantajana sinulla on mahdollisuus palkata nyt parhaat osaajat mistä tahansa päin maailmaa – vastaavasti työntekijänä sinun ei enää välttämättä tarvitse olla fyysisesti työn lähellä, mikä avaa potentiaalisten työnantajiesi määrää valtavasti.

Kehitysvauhti ei ole hidastumassa, päinvastoin muutos on päivä päivältä nopeampaa. Meillä suomalaisilla (niin työntekijöillä kuin organisaatioillakin) on hieno mahdollisuus hyötyä tästä kehityksestä. Vaikka olemme maantieteellisesti syrjässä, digitaalisessa maailmassa olemme yhtä lähellä kohdemarkkinoita kuin muutkin. Metaversumissa kukaan ei huomaa, työskenteletkö Piilaaksosta, Shanghaista vai Mäntyharjulta käsin. Koko maailma todella voisi olla jo nyt avoinna tuotteillemme ja palveluillemme, jos vain tajuaisimme tarttua mahdollisuuteen. Oikean osaamisen löytämiseksi yrityksiimme, voisimme jo tänä päivänä aidosti käyttää tehokkaasti etätyövoimaa, jos maantiede tai poliittinen tahtotila eivät mahdollista osaajien haalimista fyysisesti Suomeen.

Parhaiden (etä)työntekijöiden houkuttelun kannalta työnantajan on pystyttävä tarjoamaan digitaalinen työskentely-ympäristö, jossa työn tekeminen on tuottavaa, merkityksellistä ja motivoivaa. Digityöympäristö on vain 20% teknologiaa ja 80% kaikkea muuta sen ympäriltä, konkreettisista toimintatavoista yrityskulttuuriin – ja houkutteleva kokonaisvaltainen digityöympäristö ei synny ilman johtamista.

Digi- ja etätyön johtaminen Suomessa ja maailmalla

Eri puolilla maailmaa on edelleen suuria kulttuurieroja sen suhteen, miten etätyöskentelyyn suhtaudutaan. Euroopan maista esimerkiksi Saksassa työkulttuuri on hierarkkisempi kuin Suomessa ja monissa Aasian maissa sama ilmiö näkyy vielä vahvemmin. Jos työntekijä ei ole toimistolla, häntä on vaikeampi vahtia – ajatuskulku on looginen, kun puhutaan tehtaan linjastolla tapahtuvasta työstä Henry Fordin tyyliin, mutta sen soveltaminen moderniin aivotyöhön ei niinkään. Toimistolla vietetyn ajan kyttäämisen sijasta työn todellisten tulosten arviointi luo paremman pohjan seurata tietotyöläisen tuottavuutta.

Oman kokemukseni mukaan luottamus on halvempaa kuin kontrolli, lisäksi se on omiaan kasvattamaan arvostuksen ja merkityksellisyyden tunnetta työssä sekä ruokkimaan tiimien itseohjautuvuutta. Luottamuksen selkänojaksi työn tulosten todellinen mittaroitavuus on avainasemassa erityisesti suuremmissa organisaatioissa.

Olen itse johtanut yritystä, jossa työskenneltiin eri aikavyöhykkeillä ympäri vuorokauden. Mielestäni suurimmat haasteet eivät tule fyysisestä sijainnista, sillä oikeat modernit digitaaliset työskentelyvälineet mahdollistavat tehokkaan työskentelyn sijaintiin katsomatta. Yhteiseen kieleenkin totutaan kyllä pääsääntöisesti ajan kanssa, vaikkei se olisikaan oma äidinkieli. Aikaerot puolestaan asettavat uudenlaisia ja vaikeitakin haasteita myös digitaalisille yhteistyöratkaisuille – metaversumissakin ihmisten on hyvä nukkua säännöllisesti. Päätöksenteko ei voi pohjautua vain perinteisiin palavereihin, jos yhteistä säädyllistä palaveriaikaa ei yksinkertaisesti aikaerojen vuoksi löydy. Tällöin digivälineiden pitää mielestäni taipua asynkronisen päätöksentekoprosessin tarpeisiin. Yhteistyösuhteiden aloittaminen sekin on monesti helpompaa, kun olet tavannut vastapuolen ainakin kertaalleen pelkkien Teams-kokousten sijasta – oman kokemukseni mukaan tämä on korostunut erityisesti asiakas- ja kumppanisuhteissa Yhdysvalloissa.

Oli kyse sitten kansainvälisestä toiminnasta aikavyöhykkeineen tai supisuomalaisen organisaation yhteistyöstä, teknisten ratkaisuiden merkitys kuitenkin jää selkeästi kakkoseksi suhteessa toimintatapojen merkitykseen. Pelkät digiratkaisut eivät tee autuaaksi, jos niiden käyttötapoja ei suunnitella organisaation tarpeista lähtien. Etätyön hyödyt eivät realisoidu, jos organisaation kulttuuri, yhteistyön käytännöt tai johtaminen eivät mahdollista tehokasta digityötä. Ja kun kyse on etätyöntekijöistä, joita kukaan ei kohtaa kahviautomaatilla, tärkeää on varmistaa myös tavat seurata heidän yleistä hyvinvointiaan – arvostuksen tunnetta nauttivalle työntekijälle on monesti suurempi riski tehdä liikaa työtä, kuin liian vähän.

Työ ei ole paikka

Tiedotusvälineissä törmää toistuvasti otsikointiin siitä, miten työ muuttuu pandemian jälkeen. Eri tutkimukset antavat hieman erilaisia painotuksia sille, miten suuri osa ihmisistä jäisi mielellään kotikonttorille ja miten suuri osa palaisi juoksujalkaa toimistolle. Ääripäiden keskeltä suuri enemmistö todennäköisesti tulee valitsemaan jotain siltä väliltä – organisaatioiden valtavirta valinnee hybridimallin, jossa fyysiset työtilat eivät katoa, mutta niiden käyttötavat muuttuvat perustavanlaatuisesti. Työn tehokkuus on tärkein kriteeri toimiville digitaalisille työympäristöille, mutta ihmisten valintaa etätyön ja toimiston välillä ohjaa se, miten hyvin digitaalinen toimintaympäristö pystyy kannattelemaan ryhmähenkeä ja yhteenkuuluvuuden tunnetta. Tulevaisuuden työpaikkojen metaversumit tullaan luomaan mielestäni nimenomaan tähän tarkoitukseen.

Suosittelen kaikille jo nyt lähtökohdaksi digityöympäristöjen rakentamiseen ”remote first”-ajatusmallia, jossa etätyö on lähtökohtainen tapa toimia. Sen sijasta, että etätyö olisi poikkeus sääntöön, kaikkien työhön liittyvien toimenpiteiden pitäisi olla tehtävissä tarvittaessa vaikkapa skimbareissulta tai laiturinnokasta käsin. Näin ajatellen vältät valitsemasta vanhasta tottumuksesta sellaisia toimintatapoja, joita noudattaakseen työntekijän on välttämättä oltava fyysisesti toimistolla. Tämä lähtökohta ei tyypillisesti lisää kustannuksia tai vaikeuta työskentelyä toimistolta, mutta sivutuotteena huomaat rakentaneesi työpaikan, joka mahdollistaa tarvittaessa myös uudenlaiset (etä)työsuhteet toisista kaupungeista tai maista.

Ja koska elämme aikaa, jolloin digiavaruus on jo varsin hyvin kartoitettua aluetta, tarvittaessa kannattaa kysyä neuvoa saman polun jo kulkeneelta astronautilta.

Pekka Walkama

Avoin.Systems Oy

CEO

Pekka Walkama on digialan yrittäjä ja neuvonantaja. Hän on myös Ohjelmisto- ja e-business ry:n hallituksen puheenjohtaja. Aiemmin Pekka on toiminut mm. perustajana Sininen Meteoriitti & Valo Solutions -yrityksissä.