Miten varmistat yrityksesi toiminnan eettisyyden?

Niina Ratsula

Hallituksen ja ylimmän johdon tehtävänä on valvoa ja johtaa organisaation toimintaa. Kaiken toiminnan perustana tulisi olla terveet ja päivänvaloa kestävät toimintatavat, jotka pohjautuvat yrityksen arvoihin ja yhteisiin käsityksiin siitä, minkälainen toiminta on sallittua, ja minkälainen ei.

Vastuullinen toimija ei hae enää ohjenuoraa pelkästään lakipykälistä, vaan toiminnan tulee olla myös eettisen tarkastelun kestävää. Epäeettinen toiminta altistaa maineen, työnantajabrändin ja kumppanuussuhteet vaakalaudalle. Kriisien selvittely voi viedä huomion ydinliiketoiminnasta ja syö luottamusta. Johdolla on sata asiaa agendalla, ja aina ei yksinkertaisesti ole aikaa pysähtyä miettimään toiminnan eettisyyttä. Siksi onkin erityisen tärkeää, että oikein toimimisen kulttuuri on vahvasti osana päivittäistä työskentelyä.

Paperille kirjatut arvot, compliance-ohjelmat ja eettiset ohjeet (Code of Conduct) ovat konkreettisia toimia, joiden välityksellä luodaan yhteiset pelisäännöt, jotka tyypilliset heijastavat lupauksia toiminnan eettisyydestä. Kirjalliset ohjeet eivät kuitenkaan yksinään kerro koko totuutta. Ymmärtääksemme yrityksen toiminnan eettisyyttä, tulee meidän kohdistaa katse yrityskulttuuriin ja löytää oikeat kysymykset sen tarkkailulle.

Vastuullinen toimija ei hae enää ohjenuoraa pelkästään lakipykälistä, vaan toiminnan tulee olla myös eettisen tarkastelun kestävää.

Heikko kulttuuri voi johtaa työntekijöiden moraalin alenemiseen

Yrityskulttuurin merkitys yritysten menestykselle on jo tunnustettu. Esimerkiksi Gartnerin tekemän tutkimuksen mukaan 87 prosenttia yritysjohtajista uskoo organisaation tavoitteita tukevan yrityskulttuurin voivan olla kilpailuetu. Vastaavasti, kun kulttuuri ei ole linjassa yritysstrategian kanssa, se heikentää yrityksen kykyä saavuttaa tavoitteensa. Heikko kulttuuri voi johtaa työntekijöiden suorituskyvyn ja moraalin alenemiseen. Yritykset, joiden kulttuuri ei tarjoa työntekijöille eväitä toimia oikein päivittäin eteen tulevissa tilanteissa, ovat hedelmällistä maaperää väärinkäytöksille ja epäasialliselle käytökselle. Tosin valitettavasti tällaisissa työpaikoissa väärinkäytökset harvemmin nousevat esiin, koska kulttuuri ei tue epäkohtien esiintuomista. Lisäksi heikko yrityskulttuuri lähtökohtaisesti heikentää työtyytyväisyyttä.

Yritykset, joiden kulttuuri ei tarjoa työntekijöille eväitä toimia oikein päivittäin eteen tulevissa tilanteissa, ovat hedelmällistä maaperää väärinkäytöksille.

Miten mitata kulttuurin eettisyyttä?

Bisnesetiikan puuttumista on huomattavasti helpompaa mitata kuin sen läsnäoloa. Välttyminen skandaaleilta, rikossyytteiltä tai kiusalliselta uutisoinnilta tuskin on kuitenkaan oikea mittari yrityksen eettisyydelle. Kulttuurin eettisyyden mittaamiseen on onneksi myös kehitetty erilaisia työkaluja, kuten CEV (Corporate Ethical Virtues), jota voidaan hyödyntää itsearvioinnissa taikka ulkopuolisen konsultin tekemän arvion pohjana. Myös sisäiset tarkastukset ja muut auditoinnit voivat tuottaa tietoa todellisen toiminnan eettisyydestä. Tärkein eettisyyden mittari on kuitenkin peili jokaisen johtajan ja työntekijän kädessä.

Jokaiselle yritykselle soveltuva mittari on myös eettisyyden arviointi osana henkilöstökyselyitä. Henkilöstökyselyiden avulla saadaan arvokasta tietoa työilmapiiristä, esimiestyöstä ja työtyytyväisyydestä. Nämä kaikki ovat keskeisiä tekijöitä yrityksen eettisen ilmapiirin muodostumisessa. Nokia on hyvä esimerkki yrityksestä, joka mittaa osana henkilöstökyselyään eettiseen kulttuuriin liittyviä tekijöitä. Kysymykset liittyvät siihen, miten hyvin henkilöstö kokee voivansa nostaa esiin huolia mahdollisista eettisten ohjeiden vastaisista toimista, kokevatko he voivansa tehdä niin ilman pelkoa heihin kohdistuvista kostotoimenpiteistä, sekä kuinka paljon esimiehet keskustelevat tiimiensä kanssa eettisiin periaatteisiin liittyvistä kysymyksistä.

Kysymysten laadinnassa ja tulkinnassa kannattaa kuitenkin olla hyvin huolellinen, sillä aihe voi olla sensitiivinen ja henkilöstö voi tulkita kysymykset hyvin eri tavoin. Tuloksiin ei voi myöskään aina varauksetta luottaa, sillä työntekijä ei aina uskalla rehellisesti kertoa kokemuksistaan, etenkin jos yrityksen kulttuuri ei tue vaikeiden asioiden esiin nostamista.

Tärkein eettisyyden mittari on kuitenkin peili jokaisen johtajan ja työntekijän kädessä.

Esimerkkejä käytännöstä: Uponor mittasi henkilöstön tietoisuutta eettisten ohjeiden vaatimuksista

Yrityksissä panostetaan tänä päivänä compliance-ohjelmiin sekä eettisten ohjeistusten laadintaan ja viestimiseen. Moni on ymmärtänyt, että pelkkä Code of Conductin julkaiseminen nettisivuilla tai sen kouluttaminen vuosittaisissa verkkokoulutuksissa ei vielä riitä toiminnan eettisyyden takaamiseksi. Esimerkiksi Uponor toteutti viime vuonna henkilöstökyselyn, jonka avulla pyrittiin erityisesti mittaamaan henkilöstön tietoisuutta ja suhtautumista Code of Conductiin ja muihin sisäisiin toimintaohjeisiin, sekä sisäiseen valvontaan.

”Johdon sitoutuminen yhteisiin arvoihin ja Code of Conductiin oli meille hyvin selvä. Kyselyn avulla halusimme ymmärtää paremmin, miten henkilöstömme kokee eettisen ohjeistuksemme ja muut politiikkamme ja missä asioissa he esimerkiksi kaipaavat lisää koulutusta ja tukea.” kertoo Uponorin Sisäisestä valvonnasta ja Compliancesta vastaava johtaja Aija Häkli. On selvää, että jos henkilöstö ei ymmärrä sääntöjen ja ohjeiden tarkoitusta ja sisältöä, jäävät ne vain tyhjiksi dokumenteiksi, jotka eivät suojaa yritystä sääntöjen vastaiselta toiminnalta.

Viestinnällä ja koulutuksella onkin merkittävä rooli toiminnan eettisyyden varmistamisessa. Tarvitaan avointa keskustelua, myös vaikeista asioita, organisaation jokaisella tasolla. ”Kävimme kyselyn tuloksia laajasti läpi eri johtoryhmissä ja pyrimme aidosti kyselyn pohjalta ymmärtämään, mihin meidän tulee panostaa seuraavaksi compliance-ohjelmamme ja toimintaohjeidemme kehittämisessä.” kertoo Häkli.

Vaikka perinteiset henkilöstökyselyt ovat jossain yrityksissä kokeneet jo inflaation, on niillä edelleen paikkansa erityisesti toiminnan eettisyyden ymmärtämisessä. Tänä päivänä yrityksen toiminnan eettisyys on yksi niistä asioista, joiden kautta ihmiset hakevat merkityksellisyyttä työlleen. ”Saimme kyselyssä tosi hyvän vastausprosentin. Ihmiset todella haluavat kertoa mielipiteensä silloin kun puhutaan toiminnan eettisyydestä. Näillä asioilla on valtava merkitys työyhteisölle.” Häkli muistuttaa.

Ihmiset todella haluavat kertoa mielipiteensä silloin kun puhutaan toiminnan eettisyydestä.

Kysy oikeita kysymyksiä

Jokaisen organisaation on koostaan ja toimialastaan riippumatta hyvä aika ajoin pysähtyä miettimään, miten toiminnan eettisyydestä päivittäisessä toiminnassa voidaan todella varmistua. Voit kysyä yritykseltäsi esimerkiksi seuraavat kysymykset:

Onko organisaatiossa olemassa joitakin selkeitä strategioita tai ohjelmia (kuten compliance- tai vastuullisuus-ohjelma), joiden avulla eettistä kulttuuria tuetaan ja kehitetään? Kuka vastaa ohjelmasta ja kenelle hän raportoi sen tuloksista? Miten ohjelman tuloksellisuutta mitataan?
Onko organisaatiossa määritelty Code of Conduct tai eettinen ohjeistus, kattavatko ne tarpeelliset osa-alueet ja ovatko ne linjassa yrityksen arvojen kanssa? Onko johto tosiasiallisesti ollut mukana määrittelemässä nämä periaatteet ja miten heidän sitoutuminen niihin näkyy käytännössä?
Miten eettisistä ohjeista ja muista ohjeistuksista viestitään organisaatiossa? Tietävätkö ihmiset, kuinka heidän tulisi eri tilanteissa toimia? Ovatko he tietoisia minkälaisia seuraamuksia aiheutuu toimintaohjeiden laiminlyömisestä?
Miten organisaatio itse mittaa eettisyyttään tai vastuullisuuttaan? Onko mittarina henkilöstön koulutusprosessi, compliance-osastolle tulleiden kysymysten määrä tai nouseeko integriteetti teemana esiin riskiarvioinneissa tai henkilöstökyselyissä?
Toimivatko ihmiset käytännössä ohjeistusten mukaisesti? Miten jokapäiväistä toimintaa seurataan? Minkälaisia seuraamuksia on pantu käytäntöön tilanteissa, joissa ohjeita on laiminlyöty? Miten näistä tilanteista on viestitty organisaatiossa?
Kuinka tietoisia esimiehet ovat valvontavastuustaan ja miten he varmistuvat, että heidän tiimeillään on edellytykset hoitaa tehtäviään yhteisten sääntöjen mukaisesti?
Onko organisaatiossa helppo nostaa epäkohtia ja vaikeita asioita esiin? Miten näihin yhteydenottoihin suhtaudutaan? Tulevatko ihmiset kuulluiksi?
Minkälaisin keinoin henkilöstö voi ilmaista huoliaan eettisen ohjeistuksen ja toiminnan laiminlyömisestä? Onko olemassa raportointikanavaa, jota kautta tämän voi tehdä anonyymisti?
Minkälainen prosessi on olemassa kanavaa pitkin tulleiden ilmoitusten tai muiden epäkohtien käsittelyyn?
Miten hallitus toteuttaa valvontavastuutaan? Miten esimerkiksi compliance-ohjelmista raportoidaan hallitukselle ja muulle ylimmälle johdolle? Kuinka aktiivisesti hallitus tai johto esittää kysymyksiä tai proaktiivisesti edistää asioita ethics & compliance -toiminnan tai sisäisen tarkastuksen agendalle?

Avoimuus terveen kulttuurin perustana

Mitä paremmat pisteet edellä mainituista kysymyksistä organisaatio saa, sitä todennäköisemmin myös oikeintoimiminen on jalkautunut osaksi organisaatiokulttuuria. Tämä tapahtuu usein kuitenkin pitkän työn tuloksena. Yksi tärkeimmistä kulmakivistä on avoimuus – organisaatiossa tulisi vallita ilmapiiri, jossa joka ikinen työntekijä uskaltaa nostaa vaikeitakin asioita esille, mukaan lukien epäilyt mahdollisista väärinkäytöksistä. Ideaalitilanteessa jokainen osaa itsenäisesti päivän aikana kohtaamissaan tilanteissa valita oikean tavan toimia, joka on pitkällä tähtäimellä myös organisaation kannalta paras tapa toimia.

Lähteet:

CEB Audit Leadership Counsel. 2018 Audit Plan Hot Spots

Corporate Ethical Virtues

Nokia Blog: What does it mean to lead with integrity today? by Jeffrey Eglash

Haastattelu 11.9.2018: Aija Häkli, Director, Internal Controls and Compliance at Uponor Corporation

Niina Ratsula

Code of Conduct Company Oy

Business Ethics Advisor

Niina Ratsula on yrittäjä, ammattipuhuja, tietokirjailija ja tuleva kauppatieteiden tohtori. Niinalla on taustalla pitkä kansainvälinen ura Kemiran ja Nokian palveluksessa. Vuodesta 2018 Niina on auttanut yrityksiä eettisesti kestävän liiketoiminnan ja työkulttuurin kehittämisessä Code of Conduct Companyn perustajaosakkaana ja Nordic Business Ethics -hankkeen toisena perustajana.