Muistatko nämä etätyön kolme aaltoa – ja niiden uudet vaatimukset itsensä johtamiselle?

Timo Lappi

Olimme reissussa erään ystäväperheen kanssa. Tarkoitus oli hiihtää paljon ja tehdä myös samalla vähän töitä. Sama konsepti oli toiminut aiemmin: muutama tehokas työtunti aamulla vapautti päivän keväthangista nauttimiseen. Alkuillasta oli mahdollisuus halutessaan tarkastaa työasioiden tilanne.

Tällä kertaa jokin oli silti muuttunut.

“Tehtäisiinkö huomenna vähän pidempi lenkki? Pääsisin starttaamaan heti johtoryhmän aamukokouksen jälkeen kympiltä”, ehdotin.

“Menee vähän haastavaksi, minulla on yhdeltätoista yksi asiakastapaaminen ja sen jälkeen kahdelta alkaa workshop. Mitä jos lähdettäisiinkin vasta iltapäivällä?”, vastasi ystäväni.

“Taitaa mennä liian tiukalle, kun viideltä alkaa hallituksen iltakoulu. Täytyy ehkä miettiä seuraavaa päivää”, päätin keskustelumme.

Huomasin, että etätyöt olivat aivan uudella intensiteetillä mukana reissussamme. Hiihtomökin valokuituyhteys ja reissuun pakatut läppäri, kuulokkeet, pädi ja kännykkä loivat teknisesti erinomaiset puitteet etätöiden tekemisen. Samalla kuitenkin paine olla etäältä läsnä oli voimakkaampi kuin kenties koskaan aiemmin.

Lähtiessäni lopulta yksin hiihtolenkille pääsin pohtimaan, minkälaisen etätyöpolun minä itse olin tähän pisteeseen kulkenut. Tunnistin mielessäni kolme selkeää aaltoa, joiden päälle nykyinen tapani tehdä etätöitä rakentuu.

(1995) Ensimmäinen aalto: Microsoft Office 1995

Etätyöskentelyni peruskivet muurasi Microsoft, joka vuonna 1995 julkaisi Windows 95 -käyttöjärjestelmän ja Office 1995 -paketin. Sen mukana tulleet Word, Excel ja PowerPoint toimivat aiempaa helpommin ja paremmin.

Kun tähän yhdistettiin tuolloin työpaikoillakin hyvää vauhtia leviämässä olleet sähköposti ja sähköinen kalenteri, tultiin samalla luoneeksi pohja toimistojen paperien muuttamiseksi digitaaliseen muotoon, sähköiselle kommunikaatiolle ja kaiken tarvittavan tiedon kokoamiselle läppäriin.

Tuon työasioilla täytetyn läppärin saattoi sitten pakata laukkuunsa ja ottaa mukaansa lähtiessään toimistolta.

(2006) Toinen aalto: mobiili sähköposti

Etätyöskentelyni pysyi läppärin sisällä, kunnes sähköinen viestintä alkoi siirtyä kännyköihin. Aluksi älypuhelimiin asennettiin sähköposti, jonka jälkeen viestinnän tahtia kiihdyttivät pikaviestipalvelut.

Edelläkävijät kiirehtivät tähän vaiheeseen jo vuonna 1996 hankkimalla Nokia 9000 Communicatorin (jota saattoi pitää näyttävästi vyökotelossa). Itse pidin kuitenkin kiinni siitä ajatuksesta, että työni pysyisivät läppärissä. Ajattelin, että kännykkä on varattu puheluille ja kavereiden tekstareille.

Siirtyessäni kasvuyrittäjäksi Fondiaan 2006 otin askeleen eteenpäin ja valjastin käyttöön mobiilin sähköpostin. Varsin pian opin, ettei mailien jatkuvaa replikointia ja uusista viesteistä kertovaa merkkiääntä kannattanut pitää päällä. Minulle sopi paremmin se, että noudin uudet viestit itselleni parhaiten sopivimpina aikoina.

Mobiili sähköposti oli lähtölaukaus muille mobiileille viestikanaville. Etätöiden toisen aallon aikana kännykkäni näytölle pääsivät myös WhatsApp, Messenger, LinkedIn ja Slack. Niissä viestinnän tahtiin oli lisätty steroideja: kun sähköpostiin saattoi vastata seuraavana päivänä, niin WhatsApp-viestiin monet tuntuivat odottavan vastausta minuuteissa.

(2020) Kolmas aalto: etätapaamiset

Palataan hiihtoladulle, jossa lykkiessäni ymmärsin, että olimme koronapandemian ja etätyösuositusten johdosta siirtyneet vuonna 2020 etätöiden kolmanteen aaltoon. Kun ensimmäinen aalto mahdollisti tietojen kuljettamisen mukana ja toinen aalto uudenlaisen viestinnän, niin kolmas aalto vei (etä)tapaamiset joka paikkaan.

WhatsApp ja Slack olivat nyt saaneet seurakseen Teamsin, Zoomin ja Google Meetin, jonka käyttäminen 30-kertaistui muutamassa kuukaudessa vuoden 2020 alkupuolella. Ihmiset tottuivat häkellyttävän nopeasti etäpalaverien kulttuuriin, joka mahdollisti töiden tekemisen joustavammin kuin koskaan ennen.

Etätyösuosituksen ollessa voimassa vastuulliset yritykset ovat järjestäneet kaikki palaverinsa ensisijaisesti etätapaamisina. Monien mielestä reissut eivät enää tunnu hyväksyttävältä syyltä jättäytyä pois tapaamisesta, koska osallistuminen reissusta on teknisesti mahdollista.

Etätyöskenteleminen on itsensä johtamista

Etätyöt ovat tulleet jäädäkseen. Uskon, että Remote-First ja Remote-Friendly -käytännöt jäävät elämään moniin yrityksiin pysyvästi. Ja se on hyvä asia, koska voimme tehdä töitä joustavammin ja kätevämmin kuin milloinkaan aiemmin.

Etätyöt vaativat kuitenkin hyviä itsensä johtamisen taitoja. Milloin olet töissä ja milloin lomalla? Miten rytmität työpäiväsi syvätyöskentelyn ja pintatyöskentelyn välillä? Mitä viestisovelluksia käytät mihinkin tarkoitukseen? Kuinka kohteliaasti kieltäydyt palaverista, vaikka voisit siihen teknisesti osallistua?

Fiksu etätyöläinen johtaa itse itseään miettimällä linjauksensa yllä oleviin kysymyksiin.

Myös minun olisi kannattanut toimia niin jo ennen hiihtoreissuani.

Timo Lappi

Heltti

CEO

Timo Lappi on juristi ja kauppatieteilijä, josta on kuoriutunut kunnianhimoinen kasvuyrittäjä. Timo saa energiaa perinteisten toimialojen ravistelusta uusilla liiketoimintamalleilla ja erottuvaan asiakaskokemukseen panostamalla. Timon sydän sykkii hyvien työpaikkojen luomiselle, ja hänen yrityksistään Heltti onkin valittu Euroopan parhaaksi työpaikaksi terveysalalla ja Fondia lakialalla.