Rutinoidu tai kuole! – kyky tehdä syvää työtä on menestyksen kannalta oleellinen

Google+ Pinterest LinkedIn Tumblr +

Monille meistä pienten terveiden rutiinien rakentaminen tarjoaa isoja haasteita. Työskentelytavat lässähtävät lyhyen kokeilun jälkeen takaisin vanhoihin ja tehottomiin ratkaisuihin, jonka myötä koittaa paluu hallitsemattomuuden tunteeseen.

Insentiivi muuttaa työtapoja on yksinkertaisesti liian pieni koettuun hyötyyn. “Vaikka tää aiheuttaa stressiä, nyt ei ole aikaa tehdä isompia muutoksia”, mietimme.

Minulla ei ollut henkilökohtaisella tasolla vaihtoehtoja. Kun lopulta vuosien startup-yrittäjyys, huono uni, kokoaikainen matkustaminen sekä Ironman triathlon-treeni sylkivät uupuneen ja masentuneen suorittajan sairaslomalle, seurasi pakollinen elämäntaparemontti.

Uupumus oli siunaus joka nosti tuottavuuden korkeammalle tasolle kuin koskaan aiemmin. Samalla se lähetti stressitasot vastakohtaiseen suuntaan. Siihen liittyi vahvasti rutiinit, pomodorotekniikka sekä sammakon syöminen.

Kiireinen muttei tehokas

Pidin vuosia kiireettä tehokkuuden synonyminä. Elämäntaparemonttini toi brutaalin herätyksen omaan tehottomuuteeni. Integroituani uusia rutiineja työskentelytapoihin tajusin, että olin elänyt vaihtoehtoisessa todellisuudessa. En ollut tehokas. Mutta luulin olevani. Oivallus hävetti.

Mitä kaikkea muutin?

Suurin ongelmani oli hallinnan tunteen menettäminen. Kun koin olevani pyörremyrskyssä vailla kontrollia tai näkemystä mitä piti tehdä, stressi aiheutti unettomuuden lisäksi levotonta pikkuasioiden venkslaamista ja kaikkea muuta paitsi fokusta. Huonot tavat ruokkivat entistä huonompia tapoja.

Hallinnan tunne piti tuoda takaisin. Olin onnekas, koska pystyin kaikessa rauhassa sairaslomalla ollessani pohtia, miten strukturoisin uuden työelämän version 2.0 itsestäni.

Nukkuminen

Ensimmäinen askel oli nukkumisrutiinit. Kännykkä lähti makkarista ja sai sinne porttikiellon. Sisäinen portsarini jätti puhelimen pois asunnon tärkeimmästä huoneesta. Ei ikinä enää meilin katsomista ennen nukkumista tai vastaheränneenä. Aluksi tuntui alastomalta jättää “elintärkeä” puhelin pois, mutta nykyään tulee paha olo, jos puhelin edes lähestyy makuuhuonetta.

Yksi absoluuttisesti toksisimmista rutiineista on kännykän välitön avaaminen aamulla tai sen katsominen juuri ennen nukkumaanmenoa. Aivot hyppää digitaaliseen autobahniin ja sieltä ei hyviä asioita seuraa. Ainakaan, jos haluaa antaa lepoa aivoille.

Pomodorotekniikka osana stressinhallintaa

Kuvittele tunnistettava tilanne. Edessä odottaa kuukausi- tai kvartaaliraportti. Tai vielä pahempi, kuittirumba.

Tulemme maanantaina toimistolle, tuijotamme ruutua, irvistelemme ahdistuneena tulevaa tehtävää. “Huomenna sit”, mietimme. Tulee tiistai. Sisäinen dialogi toistuu. Ahdistus kasvaa ja päivät menee. On perjantai ja meidän on lopulta pakko tarttua asiaan.

Miksi tehtävä stressaa meitä? Koska emme osaa hahmottaa sen kestoa. Se on kuin musta aukko jota emme ymmärrä. Tehtävä voi kestää tunnin tai puoli päivää. Hallinnan tunne loistaa poissaolollaan.

Enter Pomodoro. Pomodoro on tapa työskennellä, jossa työ jaetaan 25 min häiriövapaisiin osiin. 25 minuuttia täysin keskittynyttä työtä jota seuraa 5 min tauko, jonka jälkeen jatketaan.

Miten tämä nyt vaikuttaa stressiin?

Pomodoron koko idea on keskittyneen työn lisäksi työn keston kvantifioiminen. Oletetaan, että päätät pomodorota kululaskujen tai kuukausiraportin keston. Se tapahtuu näin.

Suljet pois kaikki häiriöt ja alat tekemään töitä. 25 min päästä kello soi. Otat paussin. Koska et ole vielä valmis, jatkat seuraavalla pomodorolla. Oletetaan että raportin tekemiseen kuluu 4 pomodoroa, eli 4 kertaa 25 minuttia. Raportit saattavat tietysti poiketa toisistaan hieman, mutta nyt sinulla on arvio ajankäytöstä. Parin kerran jälkeen tämä tarkentuu. Ja if you can measure it, you can improve it. Siinä piilee koko pointti.

Kun raporttiviikko alkaa, tiedät että saat sen tehtyä esimerkiksi klo 8-10 välillä, koska olet mitannut sen tekemiseen menevän neljä pomodoroa. Työtehtävien kvantifioiminen pomodoroilla antaa sinulle supervoiman hahmottaa erilaisten työtehtävien kestot ja nostaa samalla hallinnan tunnetta.

Itse olen kvantifioinut blogi- tai linkkaripostauksen kirjoittamisen, kululaskut, kirjan kirjoittamisen ja monta muuta asiaa. Ajanhallinta ja suunnittelu on realistista koska minulla on empiiristä dataa. Voit tutustua Pomodoro-tekniikkaan tästä.

Syvä työ

Pomodoron avulla olen luonut pohjan mitä Cal Newport kutsuu syväksi työksi, eli Deep Work.

Cal Newport määrittelee syvätyön seuraavalla tavalla:

Häiriövapaassa, keskittyneessä tilassa tehdyt ammattimaiset toimet jotka puskevat kognitiiviset kykysi äärirajoille. Nämä ponnistukset luovat uutta arvoa, parantavat taitojasi sekä ovat vaikeasti kopioitavissa.

Iso osa historian suurista ajattelijoista, tutkijoista, kirjailijoista ovat tehneet sitä, mitä Newport kutsuu syväksi työksi. Nämä henkilöt ovat viettäneet joka päivä useita tunteja täysin häiriövapaassa tilassa, kävellen, kirjoittaen ja pohtien.

David Brooks kuvaa asennetta seuraavin sanoin: Suuret luovat persoonat ajattelevat kuin artistit mutta työskentelevät kuin kirjanpitäjät. Ja tähän liittyy keskittynyt työn tekeminen.

Meille monelle tutumpi ilmiö on syvän työn vastakohta, eli pinnallinen työ.

Pinnallinen työ ei ole kognitiivisesti vaativaa ja sitä tehdään yleensä huonosti keskittyneenä, monesti samaan aikaan kun tekee muita asioita, niin sanottua multitaskausta. Pinnallinen työ ei luo merkittävää lisäarvoa maailmaan ja se on yleensä helposti kopioitavissa.

Tietotyöntekijät tekevät suurimman osan työpäivästä pinnallista työtä ja käyttää ison osan ajastaan sähköpostien vastaamiseen sekä eri viestikanavien viestien tsekkaamiseen. Sen sijaan, että keskitytään rauhassa ratkaisemaan ongelmia tai tekemään isompia asioita, kuten tutkimustyötä tai laajemman raportin laatimista, työ tehdään pirstaloiduissa pikkuosissa. Lopputulos on yleensä keskinkertaista.

Tämän pohjalta Newport esittää syvätyön hypoteesin:

Kyky tehdä syvää työtä on muuttumassa yhä harvinaisemmaksi, samalla kun se on yhä arvokkaampaa taloudessamme. Tämän seurauksena ne harvat, jotka viljelevät tätä taitoa ja tekevät siitä työelämänsä ytimen, menestyvät.

Joka aamu käytän, riippuen päivästä, 1-3 tuntia syvätyöskentelyyn. Kirjoitan, suunnittelen tai yritän pohtia isompia pitkän tähtäimen ongelmia. Vasta näiden jälkeen avaan sähköpostin ja muut häiriötekijät. Oma luovan outputin määrä ei ole ikinä ollut näin hyvä ja tasainen.

Eat the frog

Brian Tracyn legendaarinen sammakonsyöminen on rutiini joka pitää huolta fokuksesta ja vapauttaa valtavan määrän energiaa päivään. Eat the frog tarkoittaa sitä, että teet heti aamusta päivän vaikeimman tai tehtävän, jolla on isoin pitkän tähtäimen impact.

Se perustuu simppeliin kolmen askeleen logiikkaan:

1. Identifioi sammakko – päivän vaikein tai tärkein tehtävä
2. Syö sammakko – älä anna itsellesi mahdollisuutta siirtää sitä myöhempään
3. Toista joka päivä – yllätyt, kuinka nopeasti pikku stepit johtavat isoihin pitkän tähtäimen tuloksiin

Syön nykyään aamuisin sammakon. Lopputuloksena siirryn lähes aina lounaalle hyvin mielin, tyytyväisenä ja merkittävästi vähemmän stressaantuneena. Tärkeimmät asiat ovat takana.

Reaktiivisuus vs proaktiivisuus

Kun siirsin fokukseni reaktiivisuudesta proaktiivisuuteen uusi maailma avautui. Oliko viestin tai meilin avaaminen oikeasti sen arvoista? Yleensä ei. Ja menetin samalla arvoa luovan ja keskittyneen hetken.

Hyvä työpäivä koostuu sekä proaktiivisestä että reaktiivisestä työstä. Joskus syttyy tulipaloja joita pitää sammuttaa. Proaktiivinen syvätyö ei myöskään ole mahdollista 4-5 h pidempää päivässä. Kokeile vaikka itse.

Huomasin oman sweet spotin noin kolmen-neljän tunnin kohdalla. Sen jälkeen olen aivan tööt luovan työn suhteen. Loppupäivä on sitten meiliä ja muuta enemmän tai vähemmän reaktiivistä hommaa.

Rutiinit tuovat vapautta

Kun työpäivä on rutiininomaista pitkän tähtäimen tulokset kasvavat nopeammin kuin mitä olisit ikinä osannut kuvitella. Mutta eikö ruutininomaisuus tunnu vankilalta? Ei, päinvastoin. Koska saan tehtyä tärkeimmät ja vaativammat tehtävät, minulle ei jää muuta kuin pienempiä huolia mietittäväksi. Mikään päivä ei tietenkään ole täydellinen ja tottakai laiminlyön itsekin omia rutiineja, mutta ne ovat takaraivossa. Tiedostan ja palaan niihin heti kun mahdollista. Pääasia on nousta ylös kuin kompastelee.

Fiksuja valintoja

Kun palasin lähes neljän vuoden jälkeen ensimmäistä kertaa takaisin startup-maailmaan Cuckoolle pohtimaan markkinointia, teema ei olisi voinut olla parempi. Päätimme luoda Fiksujen valintojen maailmanmestaruuden, The World Championship of Smart Habits. Kisojen aikana haluamme kannustaa työntekijöitä löytämään omat salaiset aseensa, parhaat rutiininsa. Kaikille ne eivät nimittäin ole samat kuin minulle.

Työrutiinit kunniaan, mutta työrutiineihin kuuluu myös yhteisöllisyys sekä fiksuja käytäntöjä oman hyvinvoinnin huolestapitoon. Nopein tapa omaksua uusia rutiineja on nimittäin yhteisön tuki. Siksi rutiinien muutokseen kannattaa lähteä yhdessä. Marraskuussa siihen on mahdollisuus, mukaan ilmaiseen kisaan pääset täältä.

Jaa

Vaikuttajasta


sarjayrittäjä, puhuja
Licence to Fail
#epäonnistuminen #uupumus
#yrittäjyys

Tomi Kaukinen kulkee nimellä Valtakunnan virallinen epäonnistuja. Tällä tavalla han haluaa vaikuttaa siihen millä tavalla epäonnistumiseen suhtaudutaan. Pitkän yrittäjäuran seurauksena Kaukinen koki lamaannuttavan burnoutin ja joutui jättämään kaiken taakseen. Mutta hän selvisi. Ja käänsi tilanteen positiiviseksi. Nyt hän puhuu avoimesti burnoutista sekä epäonnistumisesta.

Kommentointi on suljettu