Virtuaalinen vuorovaikuttaminen on uusi musta

Google+ Pinterest LinkedIn Tumblr +

Etäviestinnän opit kansainvälisestä työyhteisöstä

Viimeisen kuuden kuukauden aikana työelämän muutos on ollut vauhdikkaampaa kuin koskaan aiemmin samassa ajassa: joustavuus työntekemiseen on lisääntynyt, vuorovaikutus on siirtynyt verkkoon, teknologia on avittanut työn siirtymistä toimistoista kotikonttoreihin, toimistotilojen tarve on pienentynyt sekä erilaiset innovaatiot ovat vallanneet alaa nopeammin. Asiantuntijat jo julistavat, että poikkeusvuosi on muuttanut työelämää pysyvästi. Emme siis pelkästään ole tehneet digiloikkaa, vaan olemme myös loikanneet entistä joustavampiin työn tekemisen muotoihin. Vaikka olenkin tottunut vuosien ajan kansainvälisessä työympäristössä melkeinpä pelkästään virtuaaliviestintään, havaitsin lähitiimienkin siirtyessä etätyöhön, että johtajalla on vuorovaikuttamisen osalta uuden opin paikka.

Muutos vei suoraan syvään päätyyn

Uskon, että etätyö tai monipaikkainen työnteko tulee lisääntymään. Voidaan kenties puhua myös hybridimallista, jossa osa työstä tehdään toimistossa ja yhä suurempi osa kotona. Tämä vaatii ymmärrystä, niin tunteista kuin vuorovaikuttamisen tarpeista eri kanavissa, sekä selkeitä ohjeita siitä, mitä viestimiseltä ja johtamiselta odotetaan virtuaalityöympäristössä.

Osaammeko osallistaa, vaikuttaa ja johtaa virtuaalisesti? Osaammeko kuunnella, kysyä ja aistia tunteita sekä eleitä tietokoneen ruudun välityksellä?

Työyhteisöissä on paljon eroja tämän hybridimallin sujumisen osalta. Joissakin yrityksissä etätöihin on jo totuttu, kun taas toisissa on jouduttu kerralla tekemään iso muutos virtuaalisen työympäristön mahdollistamiseksi. Kevään kokemus on osoittanut, että meillä Suomessa on tekninen valmius ja varmuus sille, että merkittävä osa työtehtävistä pystytään siirtämään työpaikoilta etäyhteyksien päähän teknisesti ja tietoturvallisesti. Toisin on ollut muilla kansainvälisillä kollegoillani esimerkiksi Keski-Euroopassa tai Pohjois-Amerikassa, jossa kitkattoman ja sujuvan virtuaalityöskentelyn mahdollistamiseen meni huomattavasti pidempi aika kuin täällä Suomessa. Mutta vuorovaikuttamiseen ja viestinnän onnistumiseen ovat joutuneet kaikki panostamaan. Muutos on heittänyt meidät suoraan syvään päätyyn ja uimaan, eli empaattiseen virtuaaliviestimiseen on pitänyt opetella lennossa.

Lähi- ja etätyön yhdistäminen muotoutuu kunkin yrityksen tarpeita vastaavalla tavalla. Oppia kannattaa hakea kansainvälisistä työyhteisöistä tai muista hajautetuissa tiimeistä, joissa etänä työskentelyä on harjoitettu jo ennen poikkeusaikaakin. Työn tekemisen ja vuorovaikuttamisen tapoja mietitään nyt työn tarpeen, tehokkuuden, asiakkaan ja henkilöstökokemusten näkökulmasta, jolloin työn johtamista voidaan sovittaa ja jatkaa parhaiten toimivalla mallilla myös pandemian hiivuttua.

Etäjohtajana aidosti läsnä

Kansainvälisessä työssä eri kulttuurien moninaisuus on sekä voimavaratekijä että haaste. Se synnyttää usein monipuolisempia ratkaisuehdotuksia, mutta saattaa toisinaan vaikeuttaa viestintää. Kulttuuri ja tausta vaikuttaa työyhteisön jäsenten tapaan vastaanottaa tietoa, toimia ja olla vuorovaikutuksessa toisten kanssa. Kielierojen lisäksi kulttuurien väliset erot aika- ja aikarajakäsitteiden suhteen voivat aiheuttaa kitkaa tiimityössä. Olen kokenut vastaavanlaisen analogian täällä lähelläkin olevissa virtuaalitiimeissä: esihenkilön tulee olla tietoinen yksilöiden, tiimien tai tiimikulttuurien välisistä eroista viestinnässä.

Työn onnistumisen kannalta virtuaalisessa työskentelyssä osallistavan vuorovaikutuksen määrän tulee olla keskeisessä roolissa, sillä tyypillisesti vuorovaikutus ja esimerkiksi spontaanit ideointihetket vähenevät työn siirtyessä etä- ja virtuaaliympäristöön. Vähenemisellä on niin paljon haittavaikutuksia työn tulosten, yhteisöllisyyden kokemuksen, motivaation sekä sitoutumisen näkökulmasta, että sitä ei voi sivuuttaa. Tarve avoimelle keskustelulle on suurempi. Siksi joustavampiin työmuotoihin siirryttäessä on hyvä käyttää enemmän aikaa niin yhteiseen keskusteluun kuin luottamuksen rakentamiseenkin.

Avoimen keskustelukulttuurin syntymiseen johtajan on näytettävä esimerkkiä sekä otettava tekijät mukaan pohtimaan työtapamuutoksia mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Korostunut tarve vuorovaikutukselle edellyttää, että otetaan käyttöön kuhunkin tilanteeseen sopivia, uusiakin viestintätapoja. Pohdimme keväällä omissa tiimeissämme, mitkä tavat sopivat juuri meidän tarpeisiimme ja miten niissä viestitään työn onnistumisen takaamiseksi. Niin itsestään selvältä kuin se saattaa kuulostaakin, on erikseen pitänyt sopia mikä on sähköpostin rooli, milloin tarvitaan pikaviestimiä ja milloin on syytä tarttua puhelimeen ja niin edelleen. Tärkein oppi oli se, että ei voi olettaa toisille olevan heti selvää mistä asioista, millä tavoin ja missä tilanteissa viestiä mitäkin kanavaa käyttäen. Kantapään kautta olen oppinut sen, miten tärkeää on erityisesti kansainvälisille virtuaalitiimeille viestiä selkeästi tavoitteet ja osallistaa tiimejä omaksumaan milloin joku tavoite on saavutettu.

Luottamus on etätyöyhteisön perusta

Työn digitalisoitumisessa on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, miten työntekijöille saadaan edelleen sellainen tunne, että he tulevat kuulluiksi ja voivat vaikuttaa asioihin. Johtajan on mietittävä tapoja miten pysyä ajan tasalla siitä, kuinka eri työntekijät jaksavat ja miten heidän työnsä etenevät. Kansainvälisistä työyhteisöistä olen oppinut sen, että luottamuksella on suuri merkitys yhteistyön laadun, tehokkuuden, kommunikoinnin onnistumisen ja kehittymisen kannalta. Perinteinen kontrolloiva johtaminen ei sovi hajautettuun työyhteisöön, vaan tarvitaan nimenomaan luottamukseen perustuvaa johtamista. Hyvät etäjohtajat pystyvät johtamaan tunteita ja ovat täten parempia tasapainottelemaan sekä ihmisorientoituneen että tehtäväorientoituneen johtamistyylin välillä. En toki näe, että vuonna 2020 kontrolloiva johtaminen sopii sellaisenaan enää millekään työpaikalle.

Luottamus auttaa myös sitoutumisen ja yhteisöllisyyden rakentamisessa sekä edistää luovuutta. Kriittistä on niin luottamus johtajan ja tekijän välillä kuin tiimien jäsenten keskinäinen luottamus. Johtamistyössä on vastuutettava ja valtuutettava työntekijät myös itsenäiseen työskentelyyn sekä kyettävä arvioimaan valvonnan tason tarve sekä huolehdittava riittävästä sparrailusta sekä molemminpuolisesta palautteen antamisesta. Mikäli tavoitteet ja kunkin työntekijän rooli on selkeästi kuvattu ja ymmärretty, ei valvonnalle ole sijaa ja tilaa.

Huomio viestintään

Tiedon jakamisen kannalta tärkeimpänä tekijänä on osapuolten välinen luottamus, jonka kasvaessa avoimuus lisääntyy ja viestintäkanavia käytetään monipuolisemmin. Epämuodollista viestintää on luonnollisesti vähemmän virtuaalisessa tiimissä kuin samassa paikassa työskentelevässä toimistotiimissä, sillä käytäväkeskustelut ja muu työn lomassa tapahtuva vapaamuotoinen viestintä jäävät pois. Kansainvälisten tiimien tuoman kokemuksen ja ymmärryksen myötä lisäsin itse etäpalavereiden virallisen osuuden yhteyteen epämuodollisia keskusteluita. Palautteen mukaan ne onnistuneesti lisäsivät yhteenkuuluvuuden ja merkityksellisyyden tunnetta. Tärkeintä etäjohtamistyössä on ymmärtää yhteydenpidon työntekijöihin vievän paljon aikaa. Näin ollen sitä tulee riittävästi suunnitella ja aikatauluttaa.

Rutiinit etätöissä on saatu viimeisen puolen vuoden aikana rullaamaan, mutta miten varmistaa ja parantaa vuorovaikuttamista?


3 vinkkiäni vuorovaikutuksen parantamiseen:

  1. Kuuntelemisen taito kunniaan

    Yllättävän harvoin syvennymme kuuntelemaan kuullaksemme mitä toisella on oikeasti sanottavaa. Johtamistyön kannalta kuitenkin juuri aktiivinen kuuleminen on erittäin tärkeää, jotta voidaan auttaa, tukea tai mahdollistaa työntekijän parempi onnistuminen. Jokainen on yksilö, joten kuulemisen taidon omaksuminen on ollut itselle yksi tärkeimpiä tekijöitä vuorovaikutuksen onnistumisessa.

  2. Epätäydellisyyden hyväksyminen

    Sujuvan vuorovaikutuksen ja yhteistyön näkökulmasta on hyvä ymmärtää, milloin riittävän hyvä on riittävän hyvää. Olemme projekteissa monesti jääneet hinkkaamaan jotain yksityiskohtaa, koska emme ymmärtäneet mikä on tarpeeksi hyvää. Täydellisyyden tavoittelun sijaan on parempi keskittyä siihen, että yhteisiin tavoitteisiin päästään, asiakkaan tarpeet on ymmärretty ja työ tuntuu tekijälleen merkitykselliseltä.

  3. Avoimen keskustelu- ja palautekulttuurin luominen

    Psykologisesti turvallisissa työyhteisöissä uskalletaan puhua asioista rehellisesti ja annetaan kaikille mahdollisuus ilmaista omat näkemyksensä. Jokaisella pitää olla mahdollisuus antaa palautetta niin johtajalle kuin tiimin muille jäsenille. Tärkeää on osoittaa ja antaa tukea palautteen vastaanottamiseen. Tämä edesauttaa muutosta, kehittymistä sekä innovointia.

Etätyön pitkittyminen voi luonnollisesti herättää myös turhautumista ja koetella jaksamista. Panosta siis empatiaan ja kohtaamisiin – olivat ne sitten virtuaaliympäristössä tai joku päivä taas kasvokkain. Aiemmin kirjoittamani mukaisesti meistä jokainen voi näyttää hyvää vuorovaikuttamisen esimerkkiä: erityisesti kiittämiseen, kannustamiseen ja onnistumisten huomioimiseen on näinä aikoina syytä panostaa – ei säästellä hyvän jakamisessa.

Viestimisen ja vuorovaikuttamisen onnistuminen on meistä jokaisesta kiinni – sinusta ja minusta!

Jaa

Vaikuttajasta

Kirsti Laasio

CXO // Advisor // Partner

#asiakaskokemus #johtaminen
#kansainvälistyminen

Kirsti on asiakaskokemuksella johtamisen edelläkävijä. Pitkään kansainvälisessä ympäristössä ja liiketoiminnassa johtajana toimineena, Kirstillä on kokemusta strategian tuloksekkaasta viemisestä käytäntöön, monialaisten tiimien vetämisestä ja siilojen poistamisesta tiimien välillä. Hänen vahvoja osaamisalueitaan ovat asiakas- ja työntekijäkokemuksen integroiminen osaksi liiketoiminnan prosesseja, brändien rakentaminen sekä asiakastarpeiden tuotteistaminen menestyksekkääksi liiketoiminnaksi. Asiakas- ja työntekijäkokemuksella johtaminen data-analytiikan, SaaS palveluiden, terveysteknologian, kuluttajaelektroniikan ja mobiilipalveluiden tuotteistamisessa sekä brändien rakentamisessa on ollut Kirstin uran tärkeimpiä vetureita. Asiakaskeskeisen kulttuurin rakentaminen sekä tavoite ymmärtää asiakkaan tarpeita ovat Kirstin 'leipätyötä'.

Jätä kommentti